Canal Interno de Información
1. Objeto
ETHICS CONSULTING AUDITORS, S.L. ha implantado un Sistema interno de información para permitir la comunicación de acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como incumplimientos normativos comprendidos en el ámbito de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. La ley exige disponer de un sistema interno de información y de un procedimiento de gestión, y que la información sobre su uso sea clara y accesible.
2. ¿Quién puede utilizar este canal?
Podrán utilizar este canal, entre otros:
- socios, administradores y personal de la firma;
- exempleados;
- candidatos en procesos de selección;
- autónomos, colaboradores, proveedores, subcontratistas y personas vinculadas profesionalmente con la firma;
- cualquier persona que haya obtenido información en un contexto laboral o profesional relacionado con la entidad.
Ese ámbito subjetivo forma parte del sistema de protección previsto en la Ley 2/2023.
3. Qué puede comunicarse
A través de este canal podrán comunicarse, de buena fe y con base razonable, hechos o sospechas relativos a:
- infracciones penales;
- infracciones administrativas graves o muy graves;
- incumplimientos del Derecho de la Unión Europea incluidos en el ámbito de la Ley 2/2023;
- conductas contrarias a la normativa aplicable a la actividad de la firma cuando entren dentro del ámbito del sistema.
No deben utilizarse estos canales para incidencias comerciales ordinarias, consultas generales o reclamaciones que dispongan de un cauce específico distinto. La Ley 2/2023 centra estos sistemas en infracciones relevantes y en el procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
4. Cómo presentar una comunicación
Las comunicaciones podrán presentarse:
Por escrito
- mediante el formulario habilitado en esta página: [insertar enlace o formulario]
- por correo electrónico a: [canal@tudominio.com]
- por correo postal a: [domicilio social completo], indicando en el sobre: “Confidencial. Sistema interno de información”.
Verbalmente
- solicitando una reunión presencial o telemática a través de: [canal@tudominio.com]
La Ley 2/2023 exige que el canal permita comunicaciones por escrito y también verbalmente, incluida la posibilidad de reunión a solicitud del informante.
5. Comunicaciones anónimas
Este canal admite comunicaciones anónimas. La Ley 2/2023 prevé expresamente que el canal interno permita la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
6. Principios del sistema
La gestión del Sistema interno de información se regirá por los siguientes principios:
- confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado;
- protección de datos personales;
- prohibición de represalias;
- tramitación diligente e imparcial;
- respeto a la presunción de inocencia y al derecho de defensa de las personas afectadas;
- independencia del responsable del sistema.
Estos son elementos nucleares del régimen legal del sistema interno de información.
7. Acuse de recibo y plazo de respuesta
Salvo que ello pueda comprometer la confidencialidad o que el informante renuncie a recibir comunicaciones, se remitirá acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días naturales.
La respuesta sobre las actuaciones previstas o adoptadas se dará en un plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo, salvo supuestos de especial complejidad. Ese contenido mínimo figura en el artículo 9 de la Ley 2/2023 y en el procedimiento institucional publicado por el BOE.
8. Responsable del Sistema
El Responsable del Sistema interno de información es:
[Nombre y apellidos]
[cargo]
[correo de contacto funcional, no personal]
La Ley 2/2023 exige la designación formal de un Responsable del Sistema.
9. Protección del informante
La firma prohíbe expresamente cualquier forma de represalia contra quien presente una comunicación de buena fe y con fundamento razonable, en los términos legalmente previstos.
No se tramitarán como protegidas las comunicaciones manifiestamente falsas o formuladas de mala fe, sin perjuicio de las responsabilidades que pudieran corresponder.
10. Protección de datos personales
Los datos personales tratados a través de este canal serán tratados exclusivamente para la gestión, investigación y resolución de las comunicaciones recibidas, conforme a la Ley 2/2023, al Reglamento (UE) 2016/679 y a la normativa española de protección de datos.
Puede consultarse información adicional sobre protección de datos en: [enlace a política de privacidad específica]. La ley exige incorporar garantías específicas de confidencialidad y tratamiento adecuado de datos.
11. Canal externo
Las personas informantes también pueden dirigirse al canal externo de la autoridad competente, conforme a la Ley 2/2023.
Información sobre el canal externo:
https://www.proteccioninformante.gob.es
La ley exige informar también sobre el canal externo y los recursos disponibles.
12. Aprobación y vigencia
Este Sistema interno de información y su procedimiento de gestión han sido aprobados por el órgano de administración de ETHICS CONSULTING AUDITORS, S.L. con fecha [dd/mm/aaaa].
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